Page 74 - kamufaaliyetraporu_2015.indd
P. 74
taşınır İşlemleri Kurum arşivinin fiziki şartlarının düzenlenmesi amacıy-
la Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gidilerek kurum
Kurumumuza satın alınan veya devredilen mal/malze- arşivinin geliştirilmesi iyileştirilmesi adına bilgi alış veri-
melerin depo kabulünün yapılarak ve bahse konu mal/ şinde bulunulmuştur.
malzemelerin Taşınırın İşlem Fişi düzenlenerek Kurum
kayıtlarına alınması, Dosyalama işlemleri sırasında dosya düzenleri ve bilgi
eksikliklerinin düzeltilmesi amacıyla birimlere yazı ya-
Birimlerin taşınır istek belgesi bildirdikleri mal/malze- zılmıştır.
me taleplerinin karşılanması, depoda bahse konu mal/
malzemeler yoksa satın alımının sağlanması, Arşiv zimmet defterinin kâğıt ortamdan elektronik orta-
ma aktarımı başlatılmıştır.
Depodan çıkan mal/malzemeler ile ilgili Tüketim Çıkış
TİF düzenlenmesi ve ilgili birime imzalatılması, Önceki yıllarda oluşturulan dosyalarda eksik bulunan
evrakların ve tebligat mazbatalarının dosyalarına konul-
Depoda stok durumu azalan mal/malzemeler tespit ma işlemi arşiv tarafından yürütülmüştür.
edilerek satın alımının sağlanması,
Arşiv Yönergesi için gereken ön çalışmalar yapılarak ka-
3,6 ve 12 aylık dönemlerde Kurumumuzun Tüketim Çı- rar verilmesi için üst makama sunulmuştur.
kış Raporunun hazırlanıp saymanlığa gönderilmesi,
Birim İdare İşlemleri
Zimmet işlerinin takibi,
Kurumumuz, hizmet alımı yolu ile çalışan personelin
Yılsonu itibari ile Yönetim Hesabı cetvellerinin hazır- izin, maaş, hakkediş v.b. işleri ve kontrol teşkilatı işleri
lanıp Saymanlığa gönderilmesi, daha sonra saymanlık yapılmıştır.
Muhasebe Yetkilisi tarafından imzalanan bahse konu
cetvellerin Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi, Kurumumuzun makam odaları, idari personel odaları,
bina içi koridor, tuvalet ve lavabolarının günlük temizlik
Barkod sistemine geçilmesi, işleri yaptırılmış, gün içinde kontrolleri sağlanmıştır.
işlemleri gerçekleştirilmiştir. Bina İdare Amirliğince Isıtma ve soğutma sistemi (fan-
coiller, radyotörler, klima vb.)sürekli takip edilmiştir.
Arşiv İşlemleri Isıtma ve soğutmada kullanılan fancoillerin kışlık ve
Kurum arşivimiz yönetmelikte belirtilen iş bölümü esas yazlık bakımları yapılarak antibakteriyel sıvı ile hava filt-
konu veya alanlarıyla ilgili olarak Baş Denetçi ve Denet- releri temizlenmiştir.
çilerin çalışma alanlarına göre kuruma gelen idarenin Jeneratör sisteminin çalışır durumda olduğunun takibi
işleyişi ile ilgili şikâyet başvuru dosyalarının depolandığı sürekli olarak yapılmıştır.
birimdir.
Bina iç ve dış aydınlatma sisteminin bakım ve onarımı
Kurum ve birim arşivlerinin oluşturulması için gerekli yapılmıştır.
hazırlıkların tamamlanması amacıyla Devlet Arşivleri
Yönetmeliğinin ilgili maddeleri doğrultusunda birim ar- Binanın güvenlik durumu hakkında güvenlik persone-
şivleri oluşturulmuştur. linden sürekli bilgi alınmış ve herhangi bir olumsuz du-
rum üst makamlarla paylaşılmıştır.
Başdeneçiliğe ait tavsiye 2013-2014 yıllarına ait tavsiye,
ret kısmen tavsiye- kısmen ret kararları kurum arşivin- Bina bahçesinin peyzaj işleri günlük olarak yapılmıştır.
de numerik olarak tasnif edilmiş ve aktif olarak işlem Bina içi ve dışının tadilat ve onarım işleri yapılmıştır.
görmüştür. 2015 yılında çıkan kararlar ise Başdenetçilik (elektrik, su, boya vb.)
Makamının birim arşivi oluşturularak birimlerinde işlev
görmüştür. Kazan dairesi sürekli kontrol edilmiştir. (Su deposu,
kombiler, sıcak su tankı vb.)
Denetçiliklere ait olan 14000 dosya kurum arşivinde
numerik sıralı tutmaktadır. 2015 yılı içerisinde bu dos- Kurum içindeki oda değişikliklerinde telefon hatları ve
yalar aktif olarak birimler tarafından kullanılmıştır. kabloları taşınmıştır.
74 KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU