Page 74 - kamufaaliyetraporu_2015.indd
P. 74

taşınır İşlemleri                                  Kurum arşivinin fiziki şartlarının düzenlenmesi amacıy-
                                                               la Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gidilerek kurum
            Kurumumuza satın alınan veya devredilen mal/malze-  arşivinin geliştirilmesi iyileştirilmesi adına bilgi alış veri-
            melerin depo kabulünün yapılarak ve bahse konu mal/  şinde bulunulmuştur.
            malzemelerin Taşınırın İşlem Fişi düzenlenerek Kurum
            kayıtlarına alınması,                              Dosyalama işlemleri sırasında dosya düzenleri ve bilgi
                                                               eksikliklerinin düzeltilmesi amacıyla birimlere yazı ya-
            Birimlerin taşınır istek belgesi bildirdikleri mal/malze-  zılmıştır.
            me taleplerinin karşılanması, depoda bahse konu mal/
            malzemeler yoksa satın alımının sağlanması,        Arşiv zimmet defterinin kâğıt ortamdan elektronik orta-
                                                               ma aktarımı başlatılmıştır.
            Depodan çıkan mal/malzemeler ile ilgili Tüketim Çıkış
            TİF düzenlenmesi ve ilgili birime imzalatılması,   Önceki  yıllarda  oluşturulan  dosyalarda  eksik  bulunan
                                                               evrakların ve tebligat mazbatalarının dosyalarına konul-
            Depoda  stok  durumu  azalan  mal/malzemeler  tespit  ma işlemi arşiv tarafından yürütülmüştür.
            edilerek satın alımının sağlanması,
                                                               Arşiv Yönergesi için gereken ön çalışmalar yapılarak ka-
            3,6 ve 12 aylık dönemlerde Kurumumuzun Tüketim Çı-  rar verilmesi için üst makama sunulmuştur.
            kış Raporunun hazırlanıp saymanlığa gönderilmesi,
                                                                                            Birim İdare İşlemleri
            Zimmet işlerinin takibi,
                                                               Kurumumuz,  hizmet  alımı  yolu  ile  çalışan  personelin
            Yılsonu  itibari  ile  Yönetim  Hesabı  cetvellerinin  hazır-  izin, maaş, hakkediş v.b. işleri ve kontrol teşkilatı işleri
            lanıp Saymanlığa gönderilmesi, daha sonra saymanlık  yapılmıştır.
            Muhasebe  Yetkilisi  tarafından  imzalanan  bahse  konu
            cetvellerin Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi,    Kurumumuzun makam odaları, idari personel odaları,
                                                               bina içi koridor, tuvalet ve lavabolarının günlük temizlik
            Barkod sistemine geçilmesi,                        işleri yaptırılmış, gün içinde kontrolleri sağlanmıştır.

            işlemleri gerçekleştirilmiştir.                    Bina İdare Amirliğince Isıtma ve soğutma sistemi (fan-
                                                               coiller,  radyotörler,  klima  vb.)sürekli  takip  edilmiştir.
            Arşiv İşlemleri                                    Isıtma  ve  soğutmada  kullanılan  fancoillerin  kışlık  ve

            Kurum arşivimiz yönetmelikte belirtilen iş bölümü esas   yazlık bakımları yapılarak antibakteriyel sıvı ile hava filt-
            konu veya alanlarıyla ilgili olarak Baş Denetçi ve Denet-  releri temizlenmiştir.
            çilerin çalışma alanlarına göre kuruma gelen idarenin   Jeneratör sisteminin çalışır durumda olduğunun takibi
            işleyişi ile ilgili şikâyet başvuru dosyalarının depolandığı   sürekli olarak yapılmıştır.
            birimdir.
                                                               Bina iç ve dış aydınlatma sisteminin bakım ve onarımı
            Kurum  ve birim arşivlerinin  oluşturulması  için  gerekli   yapılmıştır.
            hazırlıkların  tamamlanması  amacıyla  Devlet  Arşivleri
            Yönetmeliğinin ilgili maddeleri doğrultusunda birim ar-  Binanın güvenlik durumu hakkında güvenlik persone-
            şivleri oluşturulmuştur.                           linden sürekli bilgi alınmış ve herhangi bir olumsuz du-
                                                               rum üst makamlarla paylaşılmıştır.
            Başdeneçiliğe ait tavsiye 2013-2014 yıllarına ait tavsiye,
            ret kısmen tavsiye- kısmen ret kararları kurum arşivin-  Bina bahçesinin peyzaj işleri günlük olarak yapılmıştır.
            de numerik olarak tasnif edilmiş ve aktif olarak işlem   Bina  içi  ve  dışının  tadilat  ve  onarım  işleri  yapılmıştır.
            görmüştür. 2015 yılında çıkan kararlar ise Başdenetçilik   (elektrik, su, boya vb.)
            Makamının birim arşivi oluşturularak birimlerinde işlev
            görmüştür.                                         Kazan  dairesi  sürekli  kontrol  edilmiştir.  (Su  deposu,
                                                               kombiler, sıcak su tankı vb.)
            Denetçiliklere  ait  olan  14000  dosya  kurum  arşivinde
            numerik sıralı tutmaktadır. 2015 yılı içerisinde bu dos-  Kurum içindeki oda değişikliklerinde telefon hatları ve
            yalar aktif olarak birimler tarafından kullanılmıştır.  kabloları taşınmıştır.








       74  KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU
   69   70   71   72   73   74   75   76   77   78   79