Page 104 - KDK

102 OMBUDSMANLIKLAR HAKKINDA KARŞILAŞTIRMALI BİR İNCELEME

3. Herhangi bir kamu üyesinin hak veya menfaatlerini olumsuz şekilde etkileyen
bir hata meydana geldiği takdirde, yetkili özür dileyecek ve hatasından kaynaklanan
olumsuz etkileri en hızlı şekilde düzeltmeye çaba gösterecek ve Yasa’nın 19. Mad-
desi hükümleri uyarınca ilgili kişiyi başvuru hakları konusunda bilgilendirecektir.

Madde 13 - Mektupların vatandaşın ana dilinde yanıtlanması

Yetkili, her bir Birlik vatandaşı ya da herhangi bir kamu üyesinin Antlaşma dillerin-
den birinde kuruma yazdığı mektuba aynı dilde cevap almasını sağlayacaktır. Bu
kural, mümkün olduğu ölçüde, dernekler (Sivil Toplum Kuruluşları) ve şirketler gibi
tüzel kişiler için de geçerlidir.

Madde 14 - Alındı bilgisinin iletilmesi ve ilgili yetkilinin bildirilmesi

1. İki haftalık süre içerisinde esasa ilişkin bir cevap verilebilecek olanlar dışında,
Kuruma yazılan her bir mektup ya da yapılan şikâyet için iki haftalık süre içerisinde
alındıklarına dair bilgi verilecektir.
2. Kurumun cevabi yazısında ya da alındı bilgisinde, konu ile ilgilenen yetkilinin
adı, telefon numarası ve görevli olduğu bölüm de belirtilecektir.
3. Aynı konu ile ilgili olarak çok sayıda gönderilmesinden dolayı suiistimal niteliği
taşıyan ya da anlamsız mektup ya da şikâyetlere alındı bilgisi iletilmesine ya da
cevap yazılmasına gerek yoktur.

Madde 15 - Kurumun ilgili servisine iletme yükümlülüğü

1. Kuruma gönderilen bir mektup ya da şikâyetin, konu ile ilgilenme yetkisi olma-
yan bir Genel Müdürlüğe, Müdürlüğe ya da Birime hitaben yazılmış ya da iletilmiş
olması durumunda söz konusu Genel Müdürlük, Müdürlük ya da Birim, dosyanın
vakit kaybetmeden kurumun ilgili servisine iletilmesini sağlayacaktır.
2. Mektubu ya da şikâyeti ilk olarak alan servis, durumu mektubun ya da şikâyetin
sahibine bildirecek ve dosyanın iletildiği yetkilinin adını ve telefon numarasını da
belirtecektir.
3. Yetkili, belgelerdeki eksiklik ve hataları kamu üyesine ya da kuruluşa bildirerek
düzeltmeleri için bir fırsat verecektir.

Madde 16 - Dinlenme ve fikir beyan etme hakkı
1. Bireylerin hak ve menfaatlerini ilgilendiren konularda, yetkili kişi karar verme
sürecinin tüm aşamalarında karşı tarafın savunma hakkına saygı gösterilmesini sağ-
layacaktır.